Vernünftig Word verwenden

Da ich festgestellt habe, dass kaum jemand so toll ist wie ich und Word richtig benutzt, habe ich hier einige wertvolle Hinweise zusammengestellt, die man bei der Erstellung von Dokumenten mit Microsoft Word beachten sollte.

Ich verwende Word 2010, aber 2008 und 2013 sehen so ähnlich aus. Open Office ist zwar kostenlos, hat aber eine deutlich kompliziertere Bedienung.

Inhalt

Formatvorlagen
Inhaltsverzeichnis / Seitenzahlen
Aufzählungen
Sonstiges

Formatvorlagen verwenden

Betrachten wir einmal die Leiste oben
Menü von Word

Man stellt fest, dass der Bereich für die Formatvorlagen einen ziemlich großen Platz einnimmt. Mit den Formatvorlagen formatiert man den Text. Eigentlich braucht man den Bereich links bei „Schriftart“ überhaupt nicht. Wenn man eine Überschrift erstellen möchte, klickt man einfach einmal bei den Formatvorlagen auf „Titel“, „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ usw., je nachdem um welche Überschriftenebene es sich handelt.

So sieht dann eine Seite mit der Standard-Formatvorlage „Word 2010“ aus:
Zwischenablage98

Rechts neben den Vorlagen kann man eine anderes Stil-Set, Farben-Set usw. auswählen. Mit dem Set „Modern“ sieht die Seite gleich ganz anders aus, nämlich so:
Zwischenablage99

Wenn einem etwas an einer Vorlage nicht passt, einem z.B. der Abstand über den Überschriften zu groß ist, kann man die entsprechende Vorlage einfach mit Rechtsklick anklicken und diese „Ändern…“. Dann wird die Änderung überall im Dokument übernommen.

Wozu das ganze?

  • Es geht schneller, bei Überschriften einmal auf die Vorlage zu klicken und nicht erst die Schriftgröße zu erhöhen und andere Sachen zu ändern, z.B. unterstreichen.
  • Die meißten Stil-Sets sehen besser aus als größere Schriftart, Fett und Unterstrichen.
  • Man kann bei allen Überschriften gleichzeitig Formatierungen ändern und muss das nicht einzeln machen.
  • Man muss Formatvorlagen verwenden, damit das Inhaltsverzeichnis (siehe Unten) funktioniert.

Inhaltsverzeichnis

Möchte man bei längeren Texten ein Inhaltsverzeichnis anlegen, kann man das automatisch von Word erledigen lassen, indem man im Tab „Verweise“ auf „Inhaltsverzeichnis“ und dort „Inhaltsverzeichnis einfügen“ klickt. Man kann einige Einstellungen vornehmen und dann wird an der Cursorposition das Verzeichnis eingesetzt. Damit das funktioniert, muss man die Überschriften mit den Formatvorlagen erstellt haben. Wenn man was an dem Text ändert, muss man das Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Das geht wenn man da einmal rein klickt und dann oben auf den entsprechenden Button.

Seitenzahlen

Damit das ganze Sinn macht, muss man natürlich auch Seitenzahlen einfügen. Das geht beim Tab „Einfügen“ unter „Seitenzahl“, wo man dann die Position und die Formatierung festlegen kann.

Aufzählungen

  • Manche Leute vermeiden solche Listen, weil ihnen die Bedienung zu blöd ist. Dabei ist es eigentlich ganz einfach:
  • Listen beginnt man, indem man auf den Button für Aufzählungen oder Nummerierungen klickt.
  • Einen weiteren Listenpunkt fügt man ein, indem man Enter drückt.
  • Die Liste beendet man, indem man zwei mal Enter drückt.
  • Einen Zeilenumbruch innerhalb eines Listenpunkts macht man mit Shift+Enter.
  • Eine eingerückte Liste in einer anderen Liste macht man, indem man eine neue Zeile macht und dann die Tab-Taste drückt.
  • Nach einer eingerückten Liste macht man mit der normalen Liste weiter, wenn man mit Shift+Tab wieder nach links rückt (alternativ kann man die Listenebene auch im Menü der Aufzählung ändern).

Sonstige Tipps

  • Nicht nur bei Listen kann man Shift+Enter gebrauchen, sondern auch wenn man einen Zeilenumbruch machen will, ohne das der Zeilenabstand größer wird (man kann auch die Formatvorlage „Kein Leerraum“ verwenden, allerdings gibt es dann nirgends größere Lücken).
  • Eine Lücke bis zur nächsten Seite fügt man nicht durch ganz viele Zeilenumbrüche ein, sondern verwendet beim Tab „Einfügen“ „Seitenumbruch“.
  • Ebenso schreibt man zentriert oder rechtsbündig durch die Buttons, nicht durch Leerzeichen.
  • Man kann in einer Zeile Text linksbündig und anderen Text rechtsbündig schreiben, indem man nach dem linksbündigen Text mit einem Doppelklick an den rechten Rand in der gleichen Zeile klickt.
  • Im Tab „Verweise“ kann man Fußnoten hinzufügen und für längere Texte Quellen sammeln und ein Literaturverzeichnis anlegen.

Wenn man sein fertiges Dokument verschicken möchte, macht man dies im PDF-Format (außer der Andere will das danach noch bearbeiten).

 

Das war mein Artikel zum Umgang mit Word. Wenn du noch irgendwas hast, was hier rein sollte, lass es mich in den Kommentaren wissen.

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